Die Nutzung einer Immobilie als Zinshaus kann für Sie eine wertvolle Anlageentscheidung sein. Allerdings müssen Sie als Vermieter auch eine Reihe von Pflichten erfüllen. Eine dieser Verwaltungsarbeiten ist die Erstellung einer korrekten Nebenkostenabrechnung. Wir von Vamonda raten Ihnen daher, sich schon vor dem Kauf einer Wohn- und Gewerbeimmobilie genau über die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu informieren.
Welche Fristen müssen Sie bei der Nebenkostenabrechnung beachten?
Die rechtlichen Grundlagen für die Nebenkostenabrechnungen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Darüber hinaus sind auch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) von Bedeutung. Vor allem der § 556 BGB enthält die grundlegenden Regelungen.
Als Vermieter eines Mehrfamilienhauses oder einer anderen Immobilie haben Sie immer ein Jahr Zeit für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Dieser Zeitraum beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraumes. Umfasst diese Zeitspanne zum Beispiel ein Kalenderjahr, so müssen Sie die Abrechnung bis zum 31.12. des nachfolgenden Jahres angefertigt haben.
Wenn Sie als Vermieter die Frist nicht einhalten, können Sie keine Nachzahlungen mehr von den Mietern fordern. Umgekehrt haben Mieter jedoch das Recht Nebenkosten von Ihnen einzufordern, auch wenn die Abrechnung verspätet war. Daher sollten Sie immer auf eine fristgerechte Nebenkostenabrechnung achten. Diese Fristen gelten auch, wenn Sie im Verlauf des Abrechnungszeitraums eine Immobilie kaufen.
Aber auch die Mieter müssen Fristen für die Prüfung der Neben- und Betriebskostenabrechnung einhalten. Innerhalb eines Jahres nach Erhalt des Schriftstückes kann ein Widerspruch eingelegt werden. Nur in unverschuldeten Fällen ist eine Verspätung zulässig.
Wann gilt eine Nebenkostenabrechnung als verjährt?
Neben den bisher genannten Fristen gibt es auch Verjährungen, die bei der Nebenkostenabrechnung zum Tragen kommen. Der Mieter hat innerhalb von drei Jahren Anspruch auf die Erstellung einer Abrechnung. Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Abrechnungszeitraumes. Danach ist der Vermieter nicht mehr zur Erstellung der Abrechnung verpflichtet.
Im Gegenzug dazu gilt auch für den Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen eine Verjährungsfrist. Sie umfasst drei Jahre und beginnt mit Ablauf des Jahres, indem der Anspruch entstanden ist. Der Nachzahlungsanspruch entsteht mit der fristgerechten Erstellung der Nebenkostenabrechnung.
Was muss in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden?
Damit Sie eine rechtlich gültige Nebenkostenabrechnung erstellen können, müssen Sie alle nötigen Informationen aufführen. Dazu gehören zum Beispiel der Abrechnungszeiten und die Gesamtkosten. Zusätzlich sollten die Betriebskosten getrennt nach den verschiedenen Betriebskostenarten aufgeführt sein. Aber auch die Berechnung der Nebenkosten muss für den Mieter logisch nachvollziehbar und rechnerisch überprüfbar sein. Daher sollten Sie auch den Umlageschlüssel, die Berechnung des Kostenanteils und eventuell geleistete Vorzahlungen genau aufführen.
Der Umlageschlüssel richtet sich nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Ist dort keine besondere Regelung festgehalten, werden die Kosten anhand der vermieteten Wohnfläche berechnet. Davon ausgenommen sind Kosten, die vom Verbrauch der Mieter abhängen. Dieser Verbrauch und die entsprechende Berechnung der Kosten sollten ebenfalls in der Abrechnung deutlich werden.
Müssen Sie eine Nebenkostenabrechnung auch nach einem Immobilienverkauf erstellen?
Auch wenn Sie vor der Entscheidung stehen, ob Sie eine Immobilie verkaufen oder vermieten wollen, bleibt Ihre Pflicht zur Erstellung einer gültigen Nebenkostenabrechnung bestehen. Davon ausgenommen sind die aktuell laufenden Abrechnungszeiträume. Sie müssen daher eventuell noch anfallende Abrechnungen für bereits abgelaufene Zeiträume erstellen.
Auch wenn ein Mieter vor dem Verkauf aus seiner Wohnung auszieht, sind Sie für die Nebenkostenabrechnung zuständig. Der ehemalige Mieter hat mit dem neuen Eigentümer nichts zu tun. Sie sollten sich mit dem Käufer über solche Fälle ausführlich austauschen und eine Regelung finden. Wenn Sie ein Mehrfamilienhaus verkaufen, sollten Sie auch alle Mietverträge überprüfen, damit Sie keinen Fall übersehen.
Wenn Sie eine Immobilie verkaufen, sollten Sie den Stand der Nebenkostenabrechnungen mit dem neuen Eigentümer besprechen. Den Mietern können Sie den Verkauf einfach mitteilen. Die bestehenden Mietverträge verändern sich durch den Eigentümerwechsel nicht. Daher bleiben auch alle Vereinbarungen weiter bestehen. Vereinbaren Sie mit den Mietern einen Termin zum Ablesen der Zählerstände. Mit diesen Daten können Sie einen Kostenausgleich mit dem neuen Besitzer durchführen.
Als weiterer Sonderfall kommt eine Scheidung mit Haus in Betracht. In einem solchen Fall können Sie die Immobilie weiterhin gemeinsam vermieten. Allerdings sollten Sie sich rechtlich beraten lassen. Im besten Fall kommen Sie auch weiterhin gut miteinander aus. Denn ungeachtet Ihrer persönlichen Lage müssen Sie Ihre Pflichten als Vermieter weiterhin ausüben. Dazu gehört auch das korrekte Erstellen der Nebenkostenabrechnung.
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