Ein Vermieter ist dazu verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung für die jeweiligen Mieter der Immobilie zu erstellen. Leider gibt es immer wieder Fehler in den Abrechnungen. Durch diese kann es schnell zu Ärger zwischen Ihnen und Ihren Mietern kommen.
Die Nebenkosten werden auch als Betriebskosten und das dazugehörige Schreiben somit als Betriebskostenabrechnung bezeichnet. Darunter fallen alle Kosten, welche zusätzlich zu der monatlich zu zahlenden Miete anfallen. Wir wollen Ihnen zeigen, wie Sie eine Nebenkostenabrechnung richtig erstellen. Sie erfahren, was Sie unbedingt beachten müssen und was darin auf keinen Fall fehlen darf.
Wann müssen Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?
Die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden oft als Synonym verwendet. Allerdings umfassen die Betriebskosten die Summe aller einzelnen Nebenkosten. Diese entstehen Ihnen als Eigentümer eines Mietobjektes durch dessen fortlaufenden Gebrauch.
Beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung müssen Sie allerdings die Rechtsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs, BGB, beachten. Hinzu kommen die Vorschriften der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sowie der Heizkostenverordnung (HeizkostenV).
Im § 556 BGB sind die grundsätzlichen Regelungen für die Nebenkostenabrechnung sowie deren Ausgestaltung zu finden. Dieser Paragraph besagt: Die Mieter müssen die Betriebskostenabrechnung nur dann zahlen müssen, wenn dies auch im Mietvertrag steht. Die Zahlung der Nebenkosten kann sowohl als Pauschale oder aber als Vorauszahlung erfolgen.
Nebenkostenabrechnung: Die Vereinbarung im Mietvertrag berücksichtigen
Sie haben die Möglichkeit, im Mietvertrag frei zu vereinbaren, ob Ihr Mieter alle Betriebskosten zahlen soll. Also alle Kosten neben der Kaltmiete, was dann die Nettomiete ergibt. Sind die Mietzahlung als sogenannte Bruttomiete, Inklusivmiete oder Warmmiete festgesetzt: Dann sind die Betriebskosten in der Regel bereits in der Miete enthalten.
Heutzutage vereinbart man die Bruttokaltmieten nur noch sehr selten. Diese umfassen neben der Grundmiete auch alle Nebenkosten, jedoch nicht die Heiz- und Warmwasserkosten. Wie auch die Kaution und Reparaturvereinbarungen sollte auch dies aus dem Mietvertrag hervorgehen.
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Zusätzlich finden sich in der Betriebskostenverordnung weitere Einzelheiten rund um die Betriebskostenabrechnung: Vor allem zu den Arten von Betriebskosten, welche Sie als Vermieter gegenüber Ihrem Mieter abrechnen dürfen.
Die Heizkostenverordnung regelt hingegen die Kostenverteilung bei Betrieb von zentralen Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlagen in Mietobjekten. Darunter fällt ebenso die eigenständige gewerbliche Wärme- oder Warmwasserlieferung.
Wichtig: Zahlt der Mieter die Nebenkosten durch eine Vorauszahlungen? Dann ist der Vermieter dazu verpflichtet, eine jährliche Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Tipp: Für Neulinge unter den Vermietern lohnen sich unsere Beiträge „Mietvertrag erstellen“ und „Wohnung vermieten: Wie macht man es richtig?“.
Nebenkostenabrechnung: Welche Anforderungen gibt es an Inhalt und Form?
Um bei Ihrem Mieter Nachforderungen geltend zu machen, sollten Sie einige inhaltliche und formelle Anforderungen berücksichtigen. Im Allgemeinen gilt jedoch: Eine Nebenkostenabrechnung soll immer übersichtlich gestaltet sein und gewisse Mindestangaben dürfen nicht fehlen.
Die formellen Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung
Bei dem gesetzlichen Mindestinhalt wird gefordert, dass die Nebenkostenabrechnung auch für juristische Laien verständlich sein muss. Dazu gehören neben der rechnerischen Überprüfbarkeit auch die logische Nachvollziehbarkeit.
Die formellen Anforderungen im Überblick:
- Die Betriebskosten sind getrennt nach den unterschiedlichen Betriebskostenarten aufzulisten
- Die Gesamtkosten des Hauses beziehungsweise der Mietseinheit müssen benannt sein
- Benennung des Verteilerschlüssels
Aus den genannten Angaben können sich Ihr Mieter die anfallenden Einzelkosten errechnen.
Die inhaltlichen Anforderungen
Die deutsche Rechtsprechung verlangt, dass eine Nebenkostenabrechnung mindestens folgende inhaltliche Anforderungen zu erfüllen hat:
- Der Name des Vermieters beziehungsweise des Abrechnenden.
- Name und Anschrift des Mieters.
- Exakter Abrechnungszeitraum und des Nutzungszeitraums, welcher jedoch maximal zwölf Monate betragen darf. Beim Mieterwechsel ist der Nutzungszeitraum der Mietzeitraum.
- Exakte Bezeichnung des Mietobjekts. Adresse und Mieteinheit.
- Eine genaue Aufführung aller einzelnen Kostenarten entsprechend den Regelungen im Mietvertrag. Entweder geschieht das gemäß dem Kostenkatalog von §2 Ziffer 1 bis 16 der Betriebskostenvereinbarung oder entsprechend der individuellen Vereinbarungen. Letztere müssen allerdings explizit im Mietvertrag enthalten sein.
- Angaben der sonstigen Betriebskosten entsprechen § 2 Ziffer 17 BetrKW.
- Angaben über die Kosten, die Ihnen als Vermieter entstanden sind, und zwar für jede der Kostenarten. Auch eine Aufteilung auf einzelne Mietwohnungen beziehungsweise Gewerbeeinheiten ist möglich.
- Vorauszahlungen, die der Mieter bereits geleistet hat.
- Eine Berechnung des Nebenkostenanteils auf den einzelnen Mieter.
- Eine exakte Ermittlung des Saldos unter dem Abzug von geleisteten Vorauszahlungen. Also Guthaben zu Gunsten des Mieters oder Höhe einer Nachforderung, welche zu Gunsten des Vermieters ausfällt.
Wichtig: Die Nebenkostenabrechnung ist bei der Erstellung mit zahlreichen Vorgaben verbunden. Diese sind für die rechtliche Gültigkeit äußerst bedeutsam.
Nebenkostenabrechnung: Fristen und Abrechnungszeiträume
Des Weiteren gilt es bei der Nebenkostenabrechnung spezielle Fristen und Abrechnungszeiträume einzuhalten.
Die Abrechnungsperiode
Die maximale Abrechnungsperiode liegt laut § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB bei zwölf Monaten. In der Regel nutzen Vermieter als Abrechnungsperiode das Kalenderjahr, also Januar bis Dezember. Allerdings ist auch eine Abrechnungsperiode abseits vom Kalenderjahr möglich.
Wichtig: Erstellt der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung, welche zwölf Monate übersteigt, kann der Mieter eventuelle Nachzahlungen verweigern.
Abrechnungsfrist
Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum Ablauf des Folgejahres erhalten. Und zwar nach dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraumes.
Beispiel: Endet eine Abrechnungsfrist am 31. Dezember? Dann muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres erhalten.
Wenn Sie die Abrechnungsfrist versäumen, können Sie rein rechtlich keine Nebenkosten mehr von Ihrem Mieter verlangen. Besteht allerdings ein Nebenkostenguthaben, bleibt dieses unberührt.
Wichtig: Können Sie nachweisen, dass Sie nicht verantwortlich für die Fristüberschreitung sind? So ist die Abrechnung trotz Fristüberschreitung rechtlich wirksam. Zum Beispiel, wenn die Abrechnung nicht eingehalten werden konnte, weil der Mieter nicht anzutreffen war.
Was dürfen Vermieter abrechnen und was nicht?
In der Betriebskostenverordnung ist festgelegt, welche entstehende Aufwendungen Sie auf den Mieter umlegen dürfen:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Kosten für Entwässerung
- Kosten für die zentralen Heizungsanlagen
- Betriebskosten für die zentralen Warmwasserversorgungsanlagen
- Kosten für die Wartung und die Reinigung von Gas-Einzelfeuerstätten, Warmwassergeräten oder Etagenheizungen
- Kosten für Gartenpflege
- Beleuchtungskosten
- Schornsteinreinigung
- Bestimmte Versicherungskosten
- Kosten für den Hausmeister
- Anteilige Kosten für gemeinschaftliche Antennenanlagen
- Kosten für die Nutzung von gemeinschaftlichen Waschräumen
Unser Fazit
Viele Menschen möchten eine Immobilie kaufen, um sie im Anschluss zu vermieten. Dabei sollten Sie nicht nur eine Immobilienbewertung durchführen lassen. Sie sollten sich auch immer mit den damit verbundenen Aufgaben auseinandersetzen.
Tipp: Sie möchten eine Immobilie suchen oder haben Fragen zum Kauf oder dem Verkauf einer Immobilie? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter.
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